PRIVACY & GEGEVENSVERWERKING
Duidelijk wat er met je gegevens gebeurt
Professionele gesprekken kunnen gevoelige informatie bevatten. Daarom worden de voorwaarden voor verwerking geregeld voordat een opname voor analyse wordt gebruikt.
HOE HET WERKT
VÓÓR DE OPNAME
Eerst de afspraken, dan pas de opname
De voorwaarden voor verwerking worden vooraf vastgelegd. Deelnemers worden geïnformeerd en toestemming wordt geregeld voordat de opname voor analyse wordt verwerkt.
01 – VERWERKINGSAFSPRAKEN
Doel, gebruik, rollen, toegang en voorwaarden worden vooraf vastgelegd.
02 – DEELNEMERS INFORMEREN
Deelnemers weten wat wordt geanalyseerd, wie de resultaten ontvangt en hoe ze worden gebruikt.
03 – TOESTEMMING
Toestemming wordt geregeld vóór de analyse plaatsvindt.
04 – OPNAME & VERWERKING
Daarna kan de opname binnen de afgesproken voorwaarden worden verwerkt.
AUDIO-OPNAMES
Wat gebeurt er met de audio?
Audio-opnames bevatten de oorspronkelijke gespreksinformatie en worden daarom afzonderlijk behandeld. Voor iedere opname wordt vooraf bepaald waarvoor ze wordt verwerkt, wie toegang heeft en welke afspraken gelden voor bewaring en verwijdering.
01
Opname
De opname wordt uitsluitend verwerkt binnen het vooraf afgesproken doel.
02
Verwerking
De audio wordt verwerkt binnen de afgesproken verwerkingsomgeving.
03
Bewaring
Voor de oorspronkelijke opname geldt een vooraf vastgelegde bewaartermijn.
04
Vernietiging
Na afloop van de afgesproken termijn wordt de opname vernietigd.
HOE HET WERKT
GEGEVENSVERWERKING
Niet iedere stap gebruikt dezelfde gegevens
Tijdens een SelfCodex-analyse kunnen verschillende soorten gegevens ontstaan. De oorspronkelijke opname, afgeleide analysegegevens en de uiteindelijke rapportage hebben elk een andere functie binnen het proces.
01 – OORSPRONKELIJKE AUDIO
De opname die als bron voor de analyse dient.
02 – AFGELEIDE GEGEVENS
Gegevens die tijdens de verwerking en analyse uit het gesprek ontstaan.
03 – RAPPORTAGE
De informatie die uiteindelijk beschikbaar wordt gemaakt voor het afgesproken gebruik.
HOE HET WERKT
INFRASTRUCTUUR & VERWERKERS
Duidelijke afspraken over waar gegevens terechtkomen
Als externe partijen betrokken zijn bij opslag of verwerking, worden hun rol en verantwoordelijkheden vooraf vastgelegd. Voor verwerkers gelden contractuele afspraken over gegevensbescherming en verwerking.
VERWERKERS
Welke partijen betrokken zijn en voor welk doel.
VERWERKINGSLOCATIE
Waar gegevens worden opgeslagen of verwerkt..
CONTRACTUELE AFSPRAKEN
De afspraken die gelden voor de verwerking van persoonsgegevens.
HOE HET WERKT
TOEGANG
Toegang volgt het afgesproken gebruik
Wie toegang krijgt tot gegevens of resultaten hangt af van de rol, de gebruikscontext en de afspraken die vooraf zijn gemaakt. In organisatiecontexten gelden aanvullende grenzen voor informatie die tot individuele deelnemers herleidbaar is.
DEELNEMERS
Toegang tot de informatie die nodig is binnen de afgesproken begeleiding of analyse.
OPDRACHTGEVER
Ontvangt uitsluitend de informatie die binnen doel, context en gebruiksafspraken is voorzien.
SELFCODEX
Toegang voor zover noodzakelijk voor de afgesproken verwerking en dienstverlening.
HOE HET WERKT
BEWAARTERMIJNEN & VERWIJDERING
Gegevens worden niet langer bewaard dan afgesproken
Bewaartermijnen worden vooraf vastgelegd als onderdeel van de verwerkingsafspraken. Na afloop van de afgesproken termijn wordt de oorspronkelijke audio vernietigd.
AUDIO-OPNAMES
Bewaring volgens de afspraken die voor de betreffende gegevens gelden.
RAPPORTAGE
Beschikbaarheid en bewaring volgens de afspraken van het traject.
VERNIETIGING
De oorspronkelijke opname wordt na afloop van de overeengekomen bewaartermijn vernietigd.
VRAGEN OVER PRIVACY?
Wil je weten wat er met gegevens in jouw context gebeurt?
Bespreek je vraag over audio-opnames, gegevensverwerking of de afspraken die gelden voordat SelfCodex wordt ingezet..